Prendre une réservation

Trois écrans, sous Modules → CRO, pour trois situations distinctes.

Tous trois enregistrent une vraie réservation : le stock est retiré de la vente immédiatement, et la réservation part vers votre PMS et votre channel manager comme si elle venait du moteur.

Le point à comprendre avant tout le reste

Cliquer sur « Réserver » ne crée pas toujours une réservation confirmée.

Si vous avez demandé une empreinte bancaire ou un débit, la réservation est enregistrée en Option tant que le client n'a pas saisi sa carte. Elle passe en Confirmée automatiquement dès qu'il l'a fait.

Ce n'est pas une lenteur du système, c'est délibéré : une réservation annoncée confirmée sans garantie derrière est une réservation que vous croyez tenir et que vous ne tenez pas. La chambre, elle, est bloquée dès l'enregistrement — vous ne risquez pas de la revendre entre-temps.

Une exception : si l'arrivée est dans moins de 24 heures, la réservation est confirmée directement. À ce délai, attendre la carte n'a plus de sens, et c'est à vous de gérer l'arrivée.

La carte bancaire

Vous ne saisissez jamais un numéro de carte, et il ne s'affiche jamais à l'écran. Selon ce que vous choisissez dans le bloc Paiement, le client reçoit un e-mail :

• Sur place — aucun e-mail. Le client règle à l'arrivée.
• Empreinte bancaire — un lien sécurisé pour enregistrer sa carte en

garantie. Rien n'est débité.

• Débit immédiat — un lien de paiement pour le montant du séjour.

Le numéro va directement chez notre prestataire de paiement. Ni vous, ni nos serveurs ne le voyons. C'est ce qui vous évite les obligations réglementaires qui pèsent sur qui stocke des numéros de carte.

Après l'enregistrement

Le formulaire se vide dès que la réservation est enregistrée. C'est voulu : un écran resté rempli invite à recliquer, et deux clics font deux réservations pour le même client.

Le récapitulatif vous donne le code de la réservation. Notez-le si le client le demande au téléphone.

Réservation individuelle

Tout tient sur un écran, sans rien à déplier.

Les dates. Le nombre de nuits est saisissable : si le client hésite — « trois nuits à partir du 12 » — saisissez trois, la date de départ se calcule toute seule.

Chambre et tarif. Vous choisissez d'abord la chambre, puis soit un plan tarifaire, soit une offre. Le prix se recalcule à chaque changement, et les extras déjà compris dans le plan ne vous sont plus proposés à la vente — les facturer une seconde fois serait une erreur difficile à rattraper.

Extras. Une ligne par extra. Les nuits concernées n'apparaissent qu'une fois la quantité renseignée, et toutes sont cochées par défaut.

Remise. En montant ou en pourcentage, ou via un code promotionnel.

Réservation de groupe

L'écran ajoute ce que l'individuel ne sait pas faire : placer des personnes dans des chambres.

Vous annoncez l'occupation — « douze en double, quatre en single » — et la répartition se calcule sur les chambres réellement disponibles aux dates demandées.

Elle remplit du moins cher au plus cher. Ce n'est pas un détail technique : c'est votre marge. Remplir d'abord les suites reviendrait à vendre votre meilleur inventaire au tarif groupe.

Ce qui ne rentre pas est affiché, avec la raison — capacité insuffisante, stock insuffisant, aucune chambre compatible. Un groupe à moitié placé qu'on croit entier, c'est un refus le jour de l'arrivée.

L'écran gère aussi l'acompte avec ses échéances, la rétrocession de chambres, le mode scolaire (garçons, filles, accompagnateurs) et les notes internes. Les extras sont repliés derrière une flèche : ils servent rarement sur un groupe.

Réservations multiples

Un même client, plusieurs séjours à des dates différentes — souvent une société qui réserve pour plusieurs collaborateurs.

Les coordonnées du client sont saisies une fois. Chaque séjour occupe une ligne, avec ses dates, sa chambre, son tarif et ses propres extras. Ajouter une ligne recopie la chambre et le tarif de la précédente, mais pas les extras.

Chaque séjour devient une réservation à part entière, avec son propre code. Elles partagent un numéro de dossier : annuler l'une ne touche pas les autres.

Un seul e-mail de carte est envoyé pour tout le dossier — en envoyer trois pour un même voyage serait absurde. Mais la carte saisie est recopiée sur chaque séjour. C'est important : si le premier séjour est annulé plus tard, les autres gardent leur garantie.

Une arrivée déjà passée

Si vous saisissez une arrivée antérieure à aujourd'hui, un avertissement apparaît. La réservation s'enregistre quand même et le stock est bloqué — une saisie rétroactive est parfois nécessaire — mais votre PMS refusera de la créer sur une date révolue. Il faudra la saisir à la main de son côté.

Si la réservation n'arrive pas dans votre PMS

Elle existe chez nous dans tous les cas : elle apparaît dans vos réservations et la chambre est décomptée. Ce qui a échoué, c'est la transmission.

Les causes les plus fréquentes sont un type de chambre non mappé ou un tarif non mappé — voir Channel manager et PMS. Vérifiez le mapping, puis signalez-nous la réservation : nous pouvons la renvoyer sans que le client ait à repayer quoi que ce soit.

Dernière mise à jour : 2026-08-12